W ramach wynagrodzenia zobowiązujemy się do wykonywania następujących zadań:
1. Reprezentacja Wspólnoty
- Reprezentacja Wspólnoty na zewnątrz przed organami administracji państwowej i samorządowej
- Reprezentowanie Wspólnoty przed organami administracji publicznej i sądami powszechnymi. Koszty zastępstwa procesowego obciążają nieruchomość wspólną, co nie zwalnia Zarządu z dochodzenia zwrotu kosztów od drugiej strony.
2. Obsługa administracyjna
- Prowadzenie i aktualizacja wykazu lokali, właścicieli lokali
- Zawieranie, zmiany i rozwiązywanie umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości wspólnych z dostawcami wod. – kan., energii elektrycznej .
- Zawieranie, zmiany i rozwiązywanie umów na ubezpieczenie nieruchomości od zdarzeń losowych i OC
- Nadzór nad właściwym wykonywaniem zawartych umów
- Dbanie o utrzymanie porządku i czystości w budynku i w obrębie posesji
- Przygotowanie , zwołanie i obsługa zebrań Wspólnot Mieszkaniowych
- Wydawanie zaświadczeń , poświadczeń w stosunku do właścicieli lokali dotyczących dodatków mieszkaniowych, pomocy społecznej i innych
- Prowadzenie wszelkiej korespondencji z właścicielami, urzędami i kontrahentami
- Wyszukiwanie firm świadczących usługi np. reklamy; negocjowanie cen i warunków umów
- Opracowywanie wzorów uchwał i innych aktów prawnych Wspólnot np. regulaminów, statutów
- Reprezentacja Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami
- Każdorazowe powiadamianie członków WM o podjętych uchwałach
- Przeprowadzanie głosowań nad uchwałami w drodze indywidualnego zbierania głosów
- Użyczenie własnej sali do zebrań wspólnot mieszkaniowych – do 40 właścicieli
3. Obsługa bankowo – księgowa
- Prowadzenie księgowości wspólnot zgodnie z przepisami prawa
- Otwarcie rachunków bankowych Wspólnoty ( konto obrotowe, fundusz remontowy) i dokonywanie rozliczeń poprzez te rachunki
- Dokonywanie rozliczeń z dostawcami mediów
- Pobieranie i rozliczanie opłat z tytułu zaliczek i funduszu remontowego
- Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Wspólnot
- Składanie sprawozdań finansowych i statystycznych oraz informacji do urzędów (np. Urząd Skarbowy, GUS i inne)
- Dokonywanie zmian i zawiadamianie właścicieli o wymiarze opłat zaliczek w oparciu o uchwały Wspólnot Mieszkaniowych a za media na podstawie obowiązujących cen oraz norm wynikających z rozliczenia poniesionych kosztów
- Terminowe regulowanie wszelkich zobowiązań wynikających z zawartych umów w ramach posiadanych przez WM środków finansowych
- Prowadzenia windykacji należnych opłat od członków WM oraz należności z tytułu pożytków
4. Obsługa techniczna nieruchomości
- Prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego zgodnie z wymogami prawa budowlanego
- Zlecanie okresowych kontroli technicznych, przeglądów ogólnych nieruchomości i instalacji stanowiących jej wyposażenie
- Zlecanie i kontrola bieżących napraw i konserwacji budynku
- Nadzór nad firmami wykonującymi usuwanie awarii - kontrola nad tymi pracami oraz odbiór tych prac
- Przygotowywanie planów remontowych w oparciu o dokonane przeglądy lub na podstawie uchwał WM
- Przygotowywanie wniosków kredytowych i w sprawach o dotacje dla inwestycji i remontów
- Opiniowanie pod względem merytorycznym projektów budowlano – konstrukcyjnych i instalacyjnych (wod. –kan., gaz., c.o., elektryczne)
- Wyszukiwanie firm budowlanych, negocjowanie cen i warunków umów
- Inicjowanie działań mających na celu obniżenie kosztów utrzymania nieruchomości